成為My Career會員,可獲得最新職缺消息、無價電子報、免費職涯資訊等好康喲!!!
會員登入


 
   鼎鼎聯合行銷總經理梁錦琳 安....
   感性銷售術 賣需求也賣快樂
   奧美廣告副董事長暨奧美集團策略....
   用今天的努力,換明天的實力
   開心,品牌的續航力
   新銳設計師沙布喇.安德烈 尋找....
   學會聰明工作 不再當瞎忙族
   齒顎矯正醫師--到偏遠縣市開業 ....
   轉型觀光工廠 磚瓦建材變工藝品
   醫生考律師 跨界考照正流行
  學會聰明工作 不再當瞎忙族
 

撰文◎編輯部

  明明很認真,工作卻老是做不完?平平是同事,為什麼別人可以快快完成工作、早早下班,自己卻需要加班到深夜?可曾想過,很多時候你都在「瞎忙」,才會忙上加忙,遲遲無法準時下班?
  雖然很多公司為了成本考量,一個員工當兩個人用,忙碌已成為工作常態,「早點下班」也成了奢侈的夢想。但如果用聰明的方式工作,就算工作量再大,還是可以快速有效率完成。以下幾個行動計畫,可幫助你逃離「加班煉獄」。

自我改造術1 打造可專心工作的空間

  開始工作前,先花1分鐘將桌面整理乾淨,再抽出3分鐘,將當天的待辦事項寫下來、決定處理的先後順序,如此可使做事更有條理,也可掌握一整天的工作流程,對提升生產力相當有效。
  雜亂無章的辦公桌,是滋生錯誤的溫床,因為紊亂的桌面,會使你難以集中精神在眼前的工作上,因此一定要把桌面整理乾淨,讓每件物品各就其位,並丟棄不必要的物品,讓桌面保持簡潔。養成每次用完東西物歸原位的習慣,這個動作只需要花幾秒鐘,卻能維持一個可專心工作的環境。
  如果文件沒有隨手整理,日後找起來就會大費周章。可依照處理進度將文件分類,用「未完工」、「待回覆」、「已完工」三個資料匣分別管理,如此便可一目瞭然。

自我改造術2 專注時段 誰都別打擾!

  「專心」是提升效率的不二法門。不妨定下一個「請勿打擾」時段,每天在自己最能集中精神的時間點,全心專注於工作上,儘量不接電話、不開會、也不與人交談,排除辦公室的干擾因素。
  除非是夜貓族,人通常在早上精神比較容易集中,吃完午餐後就昏昏欲睡,等到頭腦恢復清醒時,已接近傍晚時刻,只好留守公司加班。因此,最好在思路較清晰的上午把重要的工作完成,或用來處理數字計算、製作傳票等需要高度專注的工作,以免精神渙散發生失誤。
  日本松竹株式會社製作人小山龍介認為,最佳的工作安排就是「上午做8成,下午做2成」、「上午動腦,下午動身體」,也就是上午集中火力,完成當天八成的工作,下午則外出活動,進行會客、洽談、推銷等工作。
  何以一個上午就有辦法解決掉8成的工作?日本知名企管顧問松本幸夫指出,有些工作特別耗費時間,例如不容許有任何差池的合約書擬定、與金錢有關的帳務結算等。但其它多數事務,其實只要做到80分就及格,不要一味想達到100分,否則錙銖必較、反覆斟酌修改,每天不加班也難。
  當然,公司人來人往,要完全不被打擾並不容易,同事的干擾並非惡意,而是不知道你正在進行需要專注的工作。可在桌上貼出「請款單作業中」或「傳票作業中」等標示,讓同事察覺你在忙,就會配合避免打擾。
  最容易讓人分心的,還有電話與電子郵件。在「請勿打擾」時段,你不必隨時接聽電話,而是找個時間集中處理來電。電子郵件、簡訊也不必立即回覆,而是重要工作事項處理告一段落後,再集中回覆。
  每天第二個專注力高的「黃金時刻」,是下午4點到晚餐前的時間,因為午餐已經消化完畢,大腦的血液供應量重新恢復。下午4點後、加上早上的工作時間,已經足以應付每天工作所需。至於下午的前幾個小時,不妨安排出外會面的行程,讓自己活動放鬆一下。

自我改造術3 「時間到!」務必完成

 若要加快工作腳步,設定「截止期限」(deadline)非常有效,勒令自己「只剩下N天」、「做到N點為止」。而且,完成期限最好設在午休前或晚餐前,這樣就會激發出「趕快做完才能用餐或下班」的超強動力。
 工作不僅要給自己訂時限,更要做到「超前進度」,在時限的前半段就提前完成一大半的工作,例如時限是「一天」,就在中午之前提前完成;時限是「一個月」,就在15天內提前完成。若能提前達陣,一來工作進度順暢,二來心情也會輕鬆愉快。
 工作要在時限內完成,還可用「行程表細切法」,例如設定N天之內完成,可先將一天分為上午、下午與傍晚三個時間區塊,接著將工作細分,放入不同的時間區塊,並在行程表中預留一天的「備用日」,就算遇到突發狀況,也可在這一天搶救進度。


自我改造術4 別當冗長會議的幫兇

  冗長的會議,是偷走工作時間的一大幫凶。不少公司每天早上都有早會,由同仁們報告工作進度或討論今日事項,若報告者的發言太囉唆,必然會拖延會議進度。
  因此,報告前務必預先做好準備,備齊報告時用到的所有文件,並在上台前先行演練,以便報告時更有效率。進行例行性報告時,切記要長話短說,挑重點講就行了,以免主管不耐,也延誤大家寶貴的工作時間。
  摩根投信整合行銷部副總邱可君建議,若是擔任會議主持人,最好預先提醒與會者「距離開會還有多少時間」,以確保大家都準時赴會,不需要在會場枯等。主持會議時,除了腦力激盪會議〈Brain Storming〉不應限制發言時間外,一般例行性會議最好提醒報告者控制時間,確保開會進度,以免會議陷入冗長的「無間地獄」。

自我改造術5  用零碎時間處理次要郵件

 許多人上班第一件事,就是收發電子郵件。把一天最精華的時段,花在處理信件上,實在是莫大的浪費。不論收到多少電子郵件,早晨最好只給自己10分鐘處理。
 短短10分鐘,當然不可能回覆所有信件,快速處理的技巧就在於,先將廣告信刪除,然後依照每封信的輕重緩急,分為A、B、C三等級。重要性最高的A級信件立即回覆,但回答不必長,寫一行字就好,例如「瞭解。下午2點我會跟您詳細說明」或「明白。詳情我下午會跟您電話說明」,只需要告知對方收到即可。至於B、C級的信件,就等到有空時再處理。不必擔心沒時間處理剩下的B、C級信件,像是拜訪客戶時,路上搭車或在會客室等候的時間,都是你的空檔;或是工作提前結束,多出的半個小時,也是你的空檔時間。只要善用零碎時間,「空檔」無所不在。
 如果要減少彼此回信的麻煩,也有訣竅。盡量將與同一事項有關的內容,彙整成一封郵件寄出,這樣自己省事,對方也只需要回覆一封信。反之,若要與對方討論不只一個議題時,最好依主題分成不同郵件寄出。若是都混雜在同一封信內,對方就算能立即回答其中部分問題,但其他問題可能還得進一步思考,就會導致整封信的回覆都受到延誤。
 
改造術6 SD說話法:先結論再細節

 工作會做不完,有時也因為浪費太多時間在無效溝通上。無論報告或聯絡事情,請以「結論一句話」做為開場,先把重點講出來,例如「A公司這次的案子已經確定暫緩」,之後再說明細節。這也就是所謂「SD說話法」:S是Summary,即概要、結論,D是Detail,細節,先講S再講D。另外,說到「關鍵字」時,務必咬字清楚,以免造成誤解。
 現今職場比的是「速度」,而速度要靠效率管理。只要改變你的工作習慣,提升效率一點也不難!