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  陳美至(加拿大航空台灣區總經理) 做好自我管理 將老闆當成學習對象
 

撰文◎劉紋豪

 

 在職場中,「向上管理」比起「向下管理」來得困難許多。對於許多主管,當面對老闆的指示或傳達的話語,如何揣摩上意,常常會顯得手足無措,不知該如何回應。

 加拿大航空台灣區總經理陳美至認為,所謂向上管理,其實就是自我管理,積極地去管理你的任務,而不是真的要去管理老闆,所以如何做好自我管理,就成為做好向上管理的關鍵。

 

訂出計畫表  讓老闆安心

 如果面對的是日理萬機、事務繁忙的老闆,身為部屬的你就要想辦法讓他安心,陳美至認為最好的方法就是訂出工作的計畫表,不管是短期、中期、長期的目標,及擬定目標完成時程,讓老闆清楚你計畫的執行方向及時間,「如果他對你的狀態愈清楚愈瞭解,其實他就會放心了;當老闆對你放心了,他就不太會管你了。

 陳美至進一步提醒,當你訂定了計畫表,老闆就只會在某幾個時段做確認,或是提出相關疑問;但要記住一點,與其等老闆來問你,不如你主動告訴他,所以要培養回報的習慣,隨時更新執行進度及相關資訊。

 如此做,除了能讓老闆對你放心,在回報和更新進度的過程中,就有機會與他互動,也能從中得知你們是否走在同一個方向上,並可藉此修正原來的方向、計畫表,「做好自我管理,保持互動,隨時回報產生雙向的溝通及不斷修正,我覺得這是向上管理中很重要的一環。」陳美至說。

 

取其優點學習  幫助自己完成目標

 而應如何與老闆保持良好關係及互動?陳美至認為,「就跟平常和客戶或同事是一樣的,需要有很多的互動,要產生很多的對話,可能是面對面,可能是電話,可能是Email。」

 基本的禮貌要做到,一早在辦公室遇到老闆要親切的問安,也可從一些場合旁敲側擊觀察老闆,例如說開會時,就可洞察老闆關心的議題或是目標,這些都可以記下來;又比如有些老闆是數字型的,或是關注較多細節的,都是可提供給員工當做參考價值。

 從老闆的交友圈也可觀察他的喜好及個性,假若他常接待的是政治人物,就表示他偏愛政治議題;或是打高爾球的朋友,就表示他可能常常運動或喜歡交際;或是五湖四海的朋友,代表他個性開闊,「他朋友的個性跟他完全都一樣才會來,從很多點滴裡面,可以推測出老闆的性格。」陳美至說道。

 主管也可以將老闆當成學習對象,雖然每個老闆不可能百分百完美,但取其長處學習,就更能達成目標。像有些老闆是營銷公關特別強,有些是數字分析特別強,有些是行銷上的點子非常好,「你的人生中可能會經歷很多老闆,他的很多面向及優點你可以善加學習;另外,他可能有一些決策上的錯誤,如何應對的態度,從老闆身上其實可以學習到很多東西。」陳美至建議。

 

適時表達自己  但要注意時機點

 再來,要懂得適時表達自己,尤其在老闆在場的會議,即使不是針對你,也許是跟你跨部門相關,此時要勇於說出自己的想法或意見,俗話說:「施比受有福」,有時雖然給出去的多,但事實上你回收得會更多,「不管在任何場合,都要勇於表達自己的想法,你慢慢累積這種經驗時,你的老闆就會更瞭解你。」陳美至說。

 但要注意的是,有些時候你自己覺得很重要的議題想要表達,或者你有很急的事情要跟老闆報告時,卻忽略了對方在哪個時間點可以接受到多少訊息,所以要記住在最恰當的時刻,講出最合適的話,才會有較好的效果。

 

加強老闆介意的點  隨時都準備好

 在職場中讓老闆產生好印象也相當重要,該如何做?初步的一些良好的印象,在於平常你的一些言行,包括穿著、溝通時的表情及說話方式。

 有了良好的第一印象,再來你可以觀察老闆對於上班時介意的點,不能去踩踏的地雷,如老闆喜歡員工準時上班、交辦任務時是否能如期達成、負責任的態度,去加強這些老闆的規則,讓老闆對你產生更好的印象。

 對於老闆交付的任務,要能夠即時準時的達成,甚至是超越老闆的期待。老闆都喜歡自動自發並替他設想的部下,老闆還沒交付你任務時,其實你已經都做完了,他會對你產生信心。

 陳美至舉例,之前尚未取得目前這個職位時,她就已經在思考能做些什麼?準備些什麼?就會去study這家公司的相關資訊及目前的狀態,分析它進來目前這個市場會碰到什麼樣的困難,或優勢及挑戰,在面試時跟老闆做一些分享和建議

。所謂「機會是留給準備好的人」,而老闆也喜歡隨時將自己準備好的員工。

 

意見相左時  要提供相關充足資訊

 面對老闆和你意見相左,但你又覺得該修正方向時,陳美至認為,大的集團或企業都會有所謂決定者,也就是承擔責任的人。如果老闆是決定者,你只能盡可能地提供你知道的資訊,並做風險分析讓他知道;他知道得愈清楚,就能讓他在最適當的時候下決定,他也自然會承擔責任。

 陳美至提及,之前在酷鳥航空擔任總經理時,曼谷航線經營得很辛苦,當決定要開航之際,曼谷發生爆炸案,於是回報總部暫緩開航計畫,緩了快一個月才開航。但一開始情況還不是很好,總部有意收掉航線,當時適逢蔡政府想積極推動南向政策,於是她向總部提供這項訊息,希望能暫緩總部決定,再觀察一段時間,後來整個情況就改變了,到現在這條航線還是經營得很好。

 

陳美至認為,不要想著去說服老闆,你要做的是盡可能提供完備資

    訊及風險評估,再由他自己判斷

                                                                                                陳鴻文/攝影

 

 

 

要懂得求救  爭取資源解決問題

 擁有優質團隊很重要,主管要如何適時向老闆爭取資源,以讓專案或計畫能順利推行?陳美至先點出了主管們常會犯下的盲點,很多主管為了讓老闆感覺到自己相當幹練,能夠處理很多事情,卻忘記適合爭取資源,當真正遇到困難時,才撞得頭破血流。陳美至提醒要懂得求救,「在很多時間點可以說我有困難,然後大家一起來討論。那個時間點其實是很重要的,不要繞了一大圈,明明就有現成的,怎麼不懂得去爭取。」

  她舉例,在剛進加拿大航空時,因為全新航線開航,各單位都遇到不少意外情況、也陸續接獲旅客的意見回饋,讓工作人員們應接不暇,她當機立斷決定必須立刻處理,於是主動向國外總部回報發生情況,積極尋求協助,第一次回報沒回應,就接著第二次回報,總部就派了代表專程來台為機場及台灣團隊進行更多的訓練,加強員工對於緊急狀況的專業技術及應變能力。

 所以,陳美至指出,發生問題時,不見得老闆能即時救你,但要告知這件事情還沒有解決,一旦次數多了,老闆自然會提供相關資源出手拉你一把。

 

 

陳美至說,對於老闆交付的任務,要能夠即時準時的達成,甚至是

    超越老闆的期待

                                                                                              陳鴻文/攝影

 

 

 

陳美智

現職|加拿大航空台灣區總經理

學歷|輔仁大學英國語文學系

經歷|阿提哈德航空中國南區暨香港、台灣區域銷售經理,酷航台灣區總經理