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  時間管理力-善用時間管理,成為追求幸福的行動家
 
時間對文學家來說,是一篇美麗滄涼的詠嘆。
對庸庸碌碌的人,是一天又一天的輪替。
對失戀者時間則是最大的寬容,因為它是唯一的良藥。
對商人而言,是永遠匱乏的資源。在時間底下,人人俯首稱臣。

撰文◎張永錫

  在這競爭激烈的工商社會裡,很多人都成了窮忙族,不擅管理時間,也無法養成事前思考的習慣,找不到目標及方向,過著茫茫然的生活。這樣子只能隨波逐流任憑事件的發生及伴隨而來的壓力,把自己逼到痛苦的境地。

  其實,唯有把心靜下來,生命才能充滿幸福及快樂,這就是時間管理裡所說的Mind Like Water( 心境如水)。一旦心獲得平靜,才能在輕鬆心情之下發揮創意及提昇生產力。反之,一個人若始終懷著躁動不安的情緒,就很容易受外界環境干擾,壓力會變得很大,也無法把事情真正做好。因此,我們提出一個觀念,那就是唯有思緒分明、心思澄靜,才能過著無壓力的生活。這可透過六個流程的操練來實現,這篇文章將詳細介紹六個流程,我們這就開始。

1. 收集:

  生活及工作中會產生很多雜事,常常對我們造成干擾,讓人無法專注精神在眼前重要的事上。我們需要一個收集雜事的地方,稱為收件匣。這個收件匣就是存放雜事的容器,或許是一本自己製做的八頁小書,一本小筆記簿、一台智慧型手機、電腦等,視個人習慣而決定。

  在收集這個階段,最重要的就是要做到「100%的收集」,這樣心裡才能夠信任自己的時間管理系統,專注在眼前的事情中。有人或許很好奇,小小事情看似不重要,但是為何需要「100% 的收集」呢?

  第一個原因,還沒放進系統的小事情,會耗費我們的精力,一旦雜事放到收件匣時,我們的心理負擔會降低。

  第二個原因, 我的時間管理老師David Allen( 著有Getting Things Done 一書,中文版書名:「搞定! 2 分鐘輕鬆管理工作與生活)」)提到一個心理RAM 的概念,意思是雜事會佔據我們內心的記憶體,這樣就無法用所有的容量來想事情。藉由把雜事放到收件匣的動作,清空記憶體,這樣可以讓想法更有創意。

  最後,把雜事放到收件匣,可以讓我們更加專注處理手上的事情,若是有靈感來了,寫下來,丟到收件匣就可以了。

  我實踐時間管理多年,覺得收集雜事到收件匣是我們是管理系統的基本功,也請大家要好好練習。

2. 加工:

  加工就是把收件匣的雜事,一件件拿出來檢視,或者放棄不做,或者轉換成各種行動。

  那如何加工成行動呢?首先就是幫這件事情加上動詞,而且不是一個普通的行動描述,應該是類似文法句子:主詞+ 動詞+ 人+ 事情。譬如:我晚上八點要記得打電話給L 要修車廠的電話。

  這樣一種含有動詞的行動描述,就是把這個雜事加工後產生的,這樣的行動才能夠在較短時間內完成,並且將這件事情往結果推進一步。我們的收件匣可能累積數十件的雜事,若我們能日復一日把收件匣中的雜事加工成行動,這樣的動作叫做「清空收件匣」,能夠養成這樣習慣的人,我們稱之為時間管理的高手,因為他們擁有很大的自律能力以及說到做到的承諾能力。

  清空收件匣後,我們應該把以下幾件事情分門別類處理好:

 a. 把一大堆垃圾丟掉
 b. 解決一堆兩分鐘內可以完成的事情
 c. 把所有費時兩分鐘以上的事情加工成行動清單
 d. 明確目前較大的任務,列成任務清單。

  如果這些事情放在一個個隨身可以查閱,又符合自己工作現況工具,這樣我們就算初步建立好自己的時間管理系統了。這樣的時間管理系統,可以透過每週檢視及仔細研究流程的加工及組織兩個部分的理論,結合自己的工作實際狀況,搭配合適的時間管理工具,這樣一步步把自己的系統越練越強,累積數年之後,就可以變成時間管理的黑帶高手。

3. 組織

  組織就是管理重要的清單,並藉由清單來提醒自己,清單可以分成行動清單及任務清單。

  建立完整的行動清單是一種積沙成塔的方式,依照加工階段所使用的動詞,將每一個行動放到合適的動詞清單中,維護好行動清單,讓我們做事情可以批次處理,節省大量時間。

  建立任務清單,是將我們要完成的專案整合在一起的動作(包含任務下一步行動、相關文件等),這樣可以讓我們用整合的角度,來看待自己要處理的每一個生活及工作中專案。

  剛剛提到的收件匣,加上現在說的行動清單、任務清單,文件檔案系統等就組織最小的時間管理系統,能夠大幅增加工作的效率

4. 排程

  排程就是把近日計畫安排好。

  在學習及實踐時間管理時,學習規劃今天要做的事情很重要。找到今天最需要解決的三件事情(我稱為青蛙),並列出需要採取行動的清單,日復一日,要求自己先處理掉這些青蛙,再去做其他的事情,這樣自己的時間管理的能力就能夠大增。以下是具體的方法:

 (1) 三隻青蛙:九宮格的格子可以寫下近三天的青蛙目標“先吃掉那隻青蛙”代表的就是每一天先做完重要的事情,這是我從潛能激勵大師博恩崔西書中學到的概念。“若起床首件事是活吃青蛙,接下來就沒能難倒你的事”首先,我們每天就認真面對這一天中最重要的事情,不解決,就不罷手,這對自己的自律及心智強度絕對是很好的磨練。其次,當我們事前就寫下未來三天最重要的事情(每天三件,三天九件),我們的潛意識自己會幫助我們深思要如何處理好下一步行動,讓這件事情變得更加順利。

  這樣子就完成規劃三隻青蛙的工作,讓我們在很短的時間就抓到這三天做事的重點。

 (2) 四個動詞:分成四欄四個動詞,打電話、外出、電腦、溝通,讓我們批次處理行動。

  這個部分就是行動清單,我們依據不同的動詞來製作行動清單,這樣子執行時非常有效率。

 A. 電話:將打電話列在一起,這樣子就可以批次打電話。
 B. 外出:把外出及自己動手做的事情寫在一起,出門時一起做。
 C. 電腦:電腦前面處理的事情
 D. 溝通:和人當面溝通的事情

  我們每天能先吃掉青蛙,接著依照行動清單批次處理行動,這樣子就能夠高效過好自己每天的生活。

5 行動

  行動這個流程,我們介紹一個實際的時間管理方法「無敵星星」

  利用一張紙及倒數計時器,以一個學員小明做例子,看看小明是如何做到無敵星星的。

  首先,拿出一張即可貼,小明要做的事情有三件,一個是打電話給大學同學、一個是寫企劃書,一個是整理房間。寫在即可貼後,右邊寫上三個5。

  將倒數計時器,設定5 分鐘的時間,按下開始,小明就開始打電話,直到倒數計時器"Beep、Beep"。由於只要打五分鐘電話,所以不難,完成第一步。

  之後就切換成企劃案,也寫5 分鐘就好,因為我們的目的是-- 做好進入無敵星星前的暖身,有人說五分鐘哪能做什麼,事實上,小明可以閱讀一下背景資料、打開電腦、搜尋相關資訊等合起來花不到5 分鐘就能完成,完成第二步。

  倒數計時器又響起時,開始整理房間,因為只有5 分鐘,所以做起來也應該也不難,完成第三步,就這樣子小明已經逐漸暖身起來,可以進行到下一個階段。

  第二階段,小明即可貼繼續寫一排三個"10"上面,將倒數計時器設10 分鐘,開始打大學同學會電話。很奇妙的,小明覺得這次難度會低得多了,打起電話來越來越順,和同學談笑風生,聯絡交流各種訊息。

  10 分鐘一下子就到了,換寫企劃書,奇怪這次心情輕鬆的多了,打字越來越快,還不時想到許多新點子,小明幾乎是停不下來,直到倒數計時器發出"Beep、Beep" 的聲音。是的,小明進入了無敵星星狀況,動作越來快越來越專注,寫企劃案如同行雲流水。

  這時候,下一個10 分鐘,或許可以先整理10鐘房間,或者也可以繼續寫企劃案(在旁邊多寫一個10),進入無敵星星狀況後,做什麼事情都很快,很順,而且心情很好。

  無敵星星,幫助我們完成行動,把任務往前推進,方法簡單明確,一定要試試看喔。

6. 檢視

  檢視的部份我介紹的方法是每週檢視,這個階段,我們完整檢視所有的流程及資料庫,藉著每週更新,「週」積月累,形成越來越好的系統。以下是最重要的幾個步驟

 a. 清理散落各地紙片,放入收件匣:例如信件,公文、文件、電子郵件、隨身收件匣、會議記錄、名片等都要放到收件匣中,做到100% 的收集,心中才能安心,之後一項項加工成行事曆及行動、任務清單。

 b. 行事曆:規劃行程,思考一下生命中各個角色是否有可以加強的地方。例如想要運動,又想要維護親子關係,或許可以安排帶著孩子去爬爬山,就可以兼顧兩者。

 c. 檢視任務清單:看看我手上所有的任務,並找出每個任務的下一步行動,如果任務比較複雜

 d. 檢視行動清單:看看自己的下一步清單,看有沒有需要「再加工」的事情,或者可以把幾個行動合併成一個行動。

  每週檢視,就是把自己的收件匣、行事曆、任務、行動及各種清單看過一次更新,並且看看自己的腦袋中有沒有遺漏的東西要加入的,藉著這樣的流程,建立一個值得信任的時間管理系統。藉著每週檢視,我們就能不斷處理好大量湧現的雜事,讓自己朝著目標不斷前進。

結語

  這六個時間管理流程,組合成堅實的理論及強固的工具系統,持續操練,就像是每日做好重量訓練,讓我們不僅能夠處理大量高壓的工作負荷,又能夠以一顆柔軟的心,對待身邊的人,才能做到帶人帶心,非常值得大家學習並融入生活的習慣中。

張永錫
現職:時間平台顧問公司 專任講師
學歷:淡江大學土木系
經歷:青商會理事
   中時集團教育網時間管理 講師
   新浪網知名時間管理部落客
   Google 北京分公司、和記黃埔(上海)、
   竹科知名公司,北京大學、清華大學等
   兩地知名大學時間管理講師。