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  專案管理力-未來人才的關鍵職能
 
『專案』的概念在我們的日常生活與工作中的例子不勝枚舉,舉凡同學會、慶生會、遊園會、演唱會、周年慶、慈善募款、公益活動、員工旅遊、福利方案、購屋計畫、婚禮宴客、新產品發表、廠房新建、生產線更新、促銷活動、企業併購、股票上市……,只要你能想得到的非例行( 重複) 性活動具明確的活動目標或目的、有開始的日期與結束的日期等有獨特性的活動,大都可以稱作『專案』。

撰文◎孫麗龍

讓自己成為未來珍貴的人才

  著作有《戰略家的思想》、《沒有國界的世界》、《OFF 學》、《即戰力》、《質問力》、《專業》、《再起動》、《思考的技術》、《M 型社會》、《企業參謀》、《異端者的時代》、《看不見的新大陸》、《無國界的世界》、《全球舞臺大未來》等書,並被英國《經濟學人》雜誌評選為「全球五位管理大師」之一的,日本戰略之父:大前研一(KenichiOhmae)於《再起動─職場絕對生存手冊》一書提及『能夠勝任「專案經理」職務的人,有極高的價值,在未來將是非常珍貴的人才,專案導向的組織是今後主流,企業才能在新大陸勝出......。』

  《就業情報雜誌319 期》佈局未來十年關鍵學習篇中也提出『贏戰未來的關鍵學習-專案管理』;另有《30 雜誌第061 期》" 專案管理使命必達"--『不景氣的年代,專案管理人卻是各企業搶著要的人才』。

  在我曾經服務過的漢翔航空工業( 股) 公司,有的國際合作的合約中會要求參與工作的同仁要取得專案管理認證;另外,前幾年在我輔導環隆電氣( 股) 公司TTQS 導入建置的案例,從相同群組的同仁工作績效分析中顯示:『通過PMP( 專案管理)證照與沒通過之考績對照整體看來,考取PMP( 專案管理) 證照者,年度考績取得優秀及良好的績效比例高達58%未取照者則為28%』。再者從2008年北京奧運及2010 年上海世博會皆有規定招標廠商必須具備PMP 資格要求看來,應可理解在職場競爭能力指標中『專案管理力』的重要性了。

甚麼是專案管理

  我在擔任高雄市政府為籌辦2009 年世界運動會而舉辦「專案管理人才國際認證班」有一百餘名學員的總教練時,因為高雄市政府要求的培訓績效要達成百分之八十五以上的高階專案管理國際認證通過率,相對的我們培訓團隊也提出「參訓學員的資格與素質要求」作為篩選職能落差太大的學員,因此,我們請參訓學員先閱讀課前指定教材《專案管理/ Clifford F.Gray,Erick W.Larson,2006》,並陳述學員目前正在參與的一項專案,寫下符合專案管理的定義,以及個人在此專案中所擔任的角色及工作目標,俾利正式課程開始即具有基礎概念,並藉此課前作業我們更換了二十餘名的學員,使得本次培訓專案終於能達成96 位學員同時通過了高階專案管理的國際認證,也創下了國內前所未有的紀錄。

  『專案』的概念在我們的日常生活與工作中的例子不勝枚舉,舉凡同學會、慶生會、遊園會、演唱會、周年慶、慈善募款、公益活動、員工旅遊、福利方案、購屋計畫、婚禮宴客、新產品發表、廠房新建、生產線更新、促銷活動、企業併購、股票上市……,只要你能想得到的非例行( 重複) 性活動具明確的活動目標或目的、有開始的日期與結束的日期等有獨特性的活動,大都可以稱作『專案』。

 『專案』根據美國專案管理學會(PMI) 的定義:「是指一項暫時性的任務、配置,以開創某獨特性的產品或服務。」; 而『專案管理』根據美國專案管理學會(PMI) 的定義:「應用知識、技巧、工具與技術於專案活動的管理。」它經過起始(initiating)、規劃(planning)、執行(executive)、管制(controlling) 和結案(closing) 等五個階段達成專案需求。PMI 所提出的專案管理九大知識領域內涵如下:

 1 專案整合管理 (Integration Management)
 2 專案範疇管理 (Scope Management)
 3 專案時間管理 (Time Management)
 4 專案成本管理 (Cost Management)
 5 專案品質管理 (Quality Management)
 6 專案人力資源管理 (Human Resource Management)
 7 專案溝通管理 (Communication Management)
 8 專案風險管理 (Risk Management)
 9 專案採購管理 (Procurement Management)

  專案管理可以說是藝術也是科學。藝術面包括領導統御及人際溝通的技巧,科學面包括對流程掌握與工具使用的技巧。

有哪些工作職務會需要專案管理能力

  對不同專業、職務、角色、工作內容、經驗、環境及專案的資源,會有不同的專案管理能力需求。另外也會就企業的組織規模大小、架構功能差異、複雜程度、產業特性及專案性質等,有著不同的能力需求。例如,在我踏入職場之初,任職於中科院航空( 第一) 研究所時,曾參與IBM 超級電腦建置專案及推動辦公室自動化專案,所需的專案能力主要發揮在溝通與協調任務的達成。後來升任航空工業發展中心(AIDC) 系統分析科長時,主持AIDC 管理資訊系統(MIS) 開發專案及飛機製造現場監控管理系統(PCMS) 開發專案,所需的專案能力就更括大如:決策需求分析、作業流程整合及合理化、系統需求分析、人力的運用,工作與資源的分配、時程與進度的掌握、成本的控制、溝通與協調等多方面的能力。之後又參與漢翔公司導入SAP( 企業資源規劃系統) 專案負責變革管理的推動,此時,所需要的能力又以溝通協調與職能分析及人才培訓為主。之後我還經歷過企業內部創業的籌設、台中市企業講師協會及中華企業勞動福利管理協會的籌設等,並先後多次承接政府公部門委辦的就業促進及產業人才投資計畫、社區總體營造-社區大樓手牽手計畫…等不同專案性質的工作。所以我發現自己是因為這些專案工作的歷練,才成就日後我能雀屏中選的接下籌辦2009 年世界運動會而舉辦「專案管理人才國際認證班」總教練角色的機會。

專案管理的能力與考評指標

  就我參與籌辦2009 年世界運動會「專案管理人才國際認證班」培訓的學習課程內容為例,專案管理課程規劃架構如下:

 A -領導能力:團隊建立、任務佈署、績效規劃、激勵措施、性格態度。
 B -溝通能力:溝通技巧、工具使用、任務協調、衝突管理 。
 C -整合能力:定義、識別、監督、控制、考核、變更、結案、建檔。
 D -Project 工具使用能力:軟體介面、專案工具、操作技巧。
 E -專案實務應用能力:專案理論、表格工具、實務技巧。

  我們會要求學員能夠展現管理團隊內的才能與聯合作業,以及管理設備、工具器材、資訊系統和財務管理的相關能力,這些技能包括:選擇並組織可行的專案、對專案的領導力、變化管理、解決問題的能力、衝突解決。不僅能展示其「已理解並能應用本課程的原則及理論」技術能力,而且能展示其卓越的人際管理技能,還需製作及維持專案成果檔案以供考評學員所具備之專案管理技能的能力。完成培訓課程後,俟學員將學習成果移轉到參與的專案工作績效上,即可進行能力考評,我們使用A ∼ E 五個部分32 個指標要求說明如下:

 A -識別專案週期

  1. 識別發展一項專案的不同的生命週期,例如:定義、規劃、執行和結案等四個階段構成專案生命週期

 B -計畫一項以軟體進行管理的專案

  2. 進行可行性分析和風險分析,例如:評估專案的生存能力、時間排程、現行ICT 解決方案
  3. 考慮環境和道德議題
  4. 使用管理工具來進行本益和損益分析
  5. 檢查組織內與其他系統的整合和介面
  6. 將提議的解決方案所需的輸入與輸出進行排序
  7. 製作摘要與細部的規格
  8. 檢討先前相關專案及其他組織作為判斷成功專案的可能性
  9. 建立與紀錄判斷專案的清楚的物件標準

 C -建立有效的專案團隊,並識別專案成員角色與職責

  10. 組成有效的、連貫的、緊密的專案團隊作為強化團隊的資本
  11. 識別領導與領導行為的通用模式
  12. 識別任何的訓練議題
  13. 建立清楚的專案管理流程和責任,例如:專案團隊經理、部門經理等
  14. 識別支援專案之可用的和需要的資源
  15. 確保溝通策略能支援團隊以使得他們能達成目標,例如:通訊刊物、內部網路、會議、視覺輔助資料和口頭簡報等
  16. 使用一致性軟體應用於管理專案和團隊間的溝通,例如:微軟Schedule 或蓮花Notes、微軟Project、Project Schedule、網站、電子郵件、試算表、資料庫等
  17. 紀錄團隊會議並將任何影響專案完成的影響提報給專案經理

 D -使用管理工具以控制與監督專案的執行

  18. 識別和使用可利用的工具來規劃成功專案監督與控管,例如:甘特圖、PERT 圖
  19. 在執行任何新軟體前需優先備份資料
  20. 識別在發展專案中任何安全性問題和控制非授權取得資料
  21. 在偏離目標和調整計畫時,使用團隊目標或里程碑來監督團隊進度
  22. 報告進度確保依循著預定程序和預算,並對偏離既定目標的績效負責
  23. 確保堅定的和有效的流程報告,使其紀錄任何在測試過程中遺漏的困難或錯誤

 E -專案結束後的檢討與習得經驗分享

  24. 檢查最終專案偏離原始規範
  25. 準確的檢討專案的成功與否並給予報告,如有必要,提供建議給專案的未來發展或指揮未來的專案團隊
  26. 辨別團隊的“管理”與“領導”
  27. 思考目標設立(目的、目標、遺漏的目標)和激勵與衡量團隊績效的“遠見”
  28. 識別任何新的訓練議題,例如:團隊、軟體操作等
  29. 確保團隊中個人績效符合要求的標準和任何描述的績效
  30. 保持資料的機密、完整與安全,及法定責任如資料保護法和電腦濫用法案
  31. 遵守軟體授權協定(著作權設計和專利法)和瞭解反軟體盜版聯盟的職責
  32. 計畫上線後的檢查來確認建議的系統利益已經達成交付,以及已經滿足贊助者的期望

專案管理能力要如何有效養成

  從我個人學習成長的經驗中體會到任何能力的養成,首重敬業的態度,任職的期間我對主管交付的工作,我都珍惜是一種學習的機會,盡力把事情做好,回報工作成果的同時也印證了自己的學習成果,因此帶給我更多的學習機會。所以我從做中學的歷練中積累了不少能力,並能獲得主管的肯定與賞識,故而比別人早有晉升的機會,伴隨而來的又是做中學的好處,所以我得到的學習機會就比別人快也比較多。

  其次要能主動去了解公司(或產業) 未來發展的方向,配合公司( 或產業) 發展的需要,積極地規劃自己的職涯發展,早作準備並主動爭取相關工作歷練自己,知不足而後學,那麼學習的效果自然就會更加的顯著了。

孫麗龍
現職:台中企業講師協會 理事長
學歷:南澳大學企研所碩士
經歷:力大企管副總經理
   漢翔公司人力資源組長
   航發資訊中心副主任
   航發中心計劃組系統分析科長