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  跨文化Email守則
 


(日本)

Hello Mr. XXX
The weather is getting colder now and I hope you are feeling well.
I am very happy that we finally gathered together last week. If you don’t mind, I will plan more events like this in the future.

Thank you again for joining the meeting yesterday. Your opinions are greatly valued and I appreciate them a lot.

I believe that during the meeting, the latest sales figure was released. Could you update the data in the report you sent earlier? I hope that it is not too much trouble.
Thank you very much.

(美國)

Hi XXX,
Could you update the data to the latest sales figure and resend it?
Thanks!

Email 話中有話 VS. 長話短說

以上例子雖然有玩笑成分,但不失真實。美國人類學家Edward T. Hall區分 出低語境和高語境文化,低語境文化包括美國、英國、德國,這些國家重視時間效率,溝通直接,不談論私人生活。高語境文化如中國、日本、非洲、拉丁國家,重視細節以及彼此的商業合作關係。寫Email的時候,可以針對不同文化的語境,適度調整。

然而不論哪一種語境文化,最有效的email溝通方式是開頭就直接切入重點,以免收件人迷失在一長串的內容裡。面對需要問候、重視人際關係文化,可以在開頭表明主要目的後,另起一段,維繫關係,例如,「你還在打網球嗎?有空一起打球。」「下回再聚聚。」

讀Email的時候無法從肢體動作、聲調、眼神等非語言訊息判斷,不容誤解的重要討論,可以email約定時間,以視訊或面對面討論。
跨文化Email也請注意

1. 怎麼稱呼很重要
日本與德國在稱謂上有特殊專有的字,在日本姓名後會加上san(君);在德國,除非對方同意用名字互稱,否則都用職稱和姓氏來稱呼對方,在正式的職稱之後加上Herr(先生)或frau(夫人),最後放上姓氏。其他大部分的國家使用Mr.XXX和Ms.XXX。

2. 時區的節奏
計算好時差,讓對方在對的時間收到信、自己也能在預期的時間收到回覆。美國人傾向快一點發信、回信,也期待對方這麼做。

3. 收件人看的是電腦還是手機?
在非洲,電腦沒有那麼普及,但智慧型手機卻是隨處可見,考慮到收件人使用的媒介,如果是使用手機來收信,信件的訊息內容則要簡短精要。

4. 寫英文Email,請用Global English
台灣人接觸美式英語多,email中可能不自覺用上美式俚語,但其實澳洲、南非、印度都使用英式英語。溝通語言是對方的第二外語時,句子也要盡可能簡單,避免各種隱喻與俗語造成誤會。

5. 誰熱愛細節?
與日本、中國人溝通,盡可能在信件中提供所有細節,這樣會讓事情進行得更加順利。

三個月英文脫胎換骨的一對一:http://goo.gl/5eIOmf

(內容資料來源由世界公民中心提供)