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  職場電話禮儀
 
  首先是基本禮儀,在工作場合需將手機音量調小(keep volume low)、或是轉為震動(keep phone on vibrate),在會議上也要避免使用,更要減少傳送私人簡訊的次數,不讓私事佔據工作時間。

  電話禮儀其實早從接起電話前就要開始執行。當鈴聲響起,先迅速找到手邊的紙和筆,避免對話到一半還要分心找工具的窘境。在接起電話前先微笑,這會讓聲音聽起來比較積極、有自信,來電者能透過電話感受到你的專業度。

 

接起電話時可以這麼說:
Thank you for calling(公司名稱).(你的名字) speaking. How can I help you?

舉個例子:
Thank you for calling Hopenlish. Silvia speaking. How can I help you?
(感謝您致電希平方。我是 Silvia。有任何需要幫忙的地方嗎?)

  對話時要避免一心多用,有時盯著桌上的紙筆看不失為一種集中專注力的好方法。
若是來電者打錯電話、或是要找部門內的其他人,別就這樣掛上電話,幫助對方轉接、或提供進一步的聯絡資訊。

在轉接時可以這麼說:
Hang on one second please.
(請稍候。)

Please hold, and I'll put you through to her office.
(請別掛上電話,我會將您轉接到她的辦公室。)

  若是要轉接的人正好不在位子上,也別就這樣結束對話,

可以這樣應答:
I'm afraid Charlie's not at his desk. Would you like to leave a message?
(Charlie 目前不在位置上。您要留個訊息嗎?)

He's busy right now. Can you call again later please?
(他目前忙碌中。可以請您稍後再撥嗎?)

He's at lunch right now. Who's calling please?
(他去用午餐了。請問您是哪位?)

I'll let him know you called.
(我會告知他您來電過。)


  當下正忙碌無法抽身,這時不如就別接起電話。若是硬在處理事情的過程回應來電,不但不能專心對答,更有可能讓來電者感到你的分心,造成不良觀感。
但若已經接起了電話,則可以這樣回應:

It’s nice talking with you. I’ve got a meeting now so I better run.
(很高興和您聯絡。我還有個會議,所以我最好要離開了。)

I’m sorry. I’m really busy right now. Let’s talk about this again in a few days.
(不好意思。我目前非常忙碌。過幾天我們再來討論這個。)

  記住以上禮節,並運用應答例句,就能讓電話成為你建立形象、邁向成功的最佳利器!

本章片語

「信不信由你」- Believe It Or Not

The telephone is an amazingly useful machine, and very easy to use, but believe it or not, people don't always use them effectively.

電話是種令人驚嘆地有用的機器,而且非常容易使用,但信不信由你,人們不總是有效地使用它們。

「在工作」- At Work

...and of course, refraining from personal texting while at work.


...另外當然,在工作時避免傳私人簡訊。

「轉過去」- Turn Away

Right after you say "hello," be sure you've turned away from your computer towards the area of your office least likely to be distracting.

就在你說完「喂」後,確保自己已經從你的電腦轉向到你辦公室最不可能讓人分心的範圍。


(本英語教材由希平方科技贊助提供)


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